Caselle email personali
Nella matrice del servizio di posta elettronica istituzionale vengono indicate le diverse modalità di assegnazione, distinte per dominio e per profilo utente.
Nella matrice vengono anche riportate le attuali tempistiche di disattivazione (anche dette finestre di disattivazione) del servizio.
Assegnazione
L’assegnazione di una casella di posta istituzionale avviene:
- d’ufficio (in modo automatico): in ragione del proprio rapporto di lavoro o di collaborazione con l’Università o del proprio percorso accademico di studi;
- su richiesta: nei casi in cui il servizio di posta elettronica istituzionale è attivabile solo su richiesta, si deve utilizzare il modello previsto per la richiesta di credenziali per l’accesso ai servizi informatici di Ateneo. Il modulo, debitamente compilato, dovrà essere consegnato ai referenti per le Credenziali Uniche di Ateneo individuati nelle strutture di riferimento, o all'ufficio servizi informatici area amministrativa per gli utenti afferenti all'amministrazione centrale dell'Ateneo.
Disattivazione
L’account di posta viene disattivato al cessare delle condizioni di assegnazione (ad es. cessazione del rapporto di collaborazione o chiusura della propria carriera didattica). La disattivazione della casella di posta elettronica, che avviene in automatico secondo le tempistiche di disattivazione previste, comporta la disattivazione di tutti i servizi fruiti sulla piattaforma Microsoft 365. Alla disattivazione della casella consegue quindi la cancellazione dei dati ivi contenuti, e di tutti i dati inseriti e condivisi tramite i servizi connessi al proprio account come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, Microsoft OneDrive for Business e Microsoft Teams.
Si informa inoltre di verificare se sia stato attivato il servizio di cifratura BitLocker di Microsoft Windows: in tal caso effettuare quanto prima il salvataggio della chiave di ripristino (la crittografia dei dispositivi Windows con BitLocker e la chiave di ripristino).
Notifiche e-mail
Il mese precedente alla data di disattivazione del proprio account di posta, verrà inviata un'e-mail di notifica automatica a settimana, per ricordare al titolare dell'account di provvedere con le coseguenti e necessarie attività di salvataggio dati e di comunicazione.
Caselle email impersonali
La casella di posta impersonale viene assegnata su richiesta per strutture organizzative, posizioni, cariche accademiche, gruppi di lavoro, servizi, funzione ricoperta.
La richiesta
La richiesta, da effettuare utilizzando il seguente modulo, è autorizzata dal responsabile della struttura di primo livello cui essa è attribuita (Ripartizione, Centro, Dipartimento…).
Ogni casella impersonale creata viene associata ad almeno una casella di posta personale, così come indicato nel modulo di richiesta, per consentirne l’accesso e la gestione. Infatti la casella di posta impersonale non rappresenta un account utente e non è quindi dotata di una password.
L’indirizzo
L'indirizzo della casella di posta impersonale utilizza esclusivamente il dominio unipg.it, e prevede l'utilizzo di un prefisso, che ne descrive la tipologia e l’ambito di utilizzo. Ad esempio, per un servizio di consultazione dati anagrafici, sarà necessario utilizzare il prefisso “servizio”: servizio.consultazionedati@unipg.it.
I prefissi ammessi sono i seguenti:
accademia / area / associazione / azienda / biblioteca / cdl / cdl-magistrale / cdl-telematico / cdl-triennale / cdl-unico / centro / clinica / comitato / commissione / comunicazioni / concorso / consiglio / consorzio / convegno / consulta / delegato / delegatodip / dipartimento / direttore / direzione / dottorato / erasmus / evento / helpdesk / laboratorio / master / polo / portineria / presidente / progetto / redazione / responsabile / rettorato / ricerca / ripartizione / scuola / sds / segr-amministrativa / segr-didattica / segr-studenti / segreteria / servizio / sezione / sindacato / studi / supporto / tirocini / tutor / tutorato / ufficio / workshop
Per maggiori informazioni sulla gestione delle condivisioni della casella di posta di struttura/servizio, consultare la sezione "Manuali e guide di configurazione" del servizio Posta elettronica istituzionale.