A chi è rivolta?
L’informativa riguarda il trattamento dei dati personali di coloro che intendono immatricolarsi ai corsi di studio dell’Ateneo e degli studenti iscritti, laureandi, laureati, borsisti, specializzandi, iscritti ai master e dottorandi dell’Università di Perugia.
Perché è necessario leggere quest'informativa?
L’informativa le consente di conoscere le finalità del trattamento dei dati personali che ha comunicato per iscriversi ai corsi dell’Università, di comprendere le caratteristiche dei diversi trattamenti che verranno effettuati su tali dati, quali siano i suoi diritti di intervento su tali trattamenti e i riferimenti di contatto per l’esercizio di tali diritti.
Quali sono i riferimenti di contatto?
Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è l’Università degli Studi di Perugia, con sede in piazza dell’Università 1, Perugia. Il suo contatto è: rettorato@unipg.it o, via PEC, protocollo@cert.unipg.it
Il contatto del Responsabile della protezione dati è: rpd@unipg.it, oppure tel. 075 5852192
Qual è la base giuridica del trattamento?
I trattamenti avverranno per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri dell’Università, sulla base della domanda di immatricolazione o, per le iscrizioni successive, effettuata mediante il pagamento della prima rata delle tasse. Il Manifesto degli Studi, il Regolamento Studenti e il Regolamento in materia di contribuzione studentesca pubblicati alla pagina https://www.unipg.it/ateneo/statuto-e-regolamenti, oltre allo Statuto dell’Ateneo e agli altri Regolamenti e Codici di Ateneo, le forniscono il quadro delle regole che saranno applicate ai trattamenti dei dati. A tali regole di gestione dei procedimenti e servizi dell’Ateneo vanno aggiunti ulteriori trattamenti derivanti da obblighi di legge, ai quali l’Università è soggetta nel suo operato, tra cui comunicazioni o trasferimenti dei dati previsti verso altre Pubbliche Amministrazioni.
Qualora l’Ateneo volesse utilizzare i suoi dati per finalità diverse da quelle su esposte e in assenza di altre basi legittime di trattamento, le chiederà il consenso al trattamento fornendole una specifica informativa.
Quali sono le finalità del trattamento?
I dati da lei presentati all’Università degli studi di Perugia, all’atto dell’immatricolazione e nel corso del suo percorso formativo, relativi a lei o ai suoi familiari, verranno trattati esclusivamente per le finalità connesse allo svolgimento dei compiti istituzionali che sono propri dell’Ateneo, per la corretta gestione della sua carriera universitaria. Allo stesso modo saranno trattati i suoi dati personali che potranno essere formati dall’Ateneo durante il suo percorso di formazione o per poterle erogare i servizi digitali.
In particolare i dati saranno raccolti e trattati, con modalità manuale, cartacea e informatizzata, per il perseguimento delle seguenti finalità:
- ulteriori trattamenti previsti dal Regolamento del corso di studio scelto, quali ad esempio il controllo sanitario per gli studenti dei corsi di area medica.
- iscrizione e frequenza di insegnamenti universitari in presenza e in modalità e-learning;
- gestione della carriera universitaria, delle prove d’esame e inerenti il conseguimento del titolo di studio; gestione dei tirocini curriculari ed extracurriculari; rilevazioni per la valutazione della didattica; orientamento in uscita ed attività di job placement; richieste di mobilità internazionale (erasmus, etc.);
- calcolo degli importi delle tasse dovute e rimborsi; fruizione di contributi, agevolazioni e servizi relativi al diritto allo studio universitario;
- certificazioni e attestazioni inerenti la carriera universitaria;
- utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica, dei servizi bibliotecari, accesso ai laboratori, alle aule studio e ad altre strutture ad uso ristretto mediante generazione di credenziali identificative;
- invio di comunicazioni inerenti la propria carriera universitaria e gestione di eventuali sue segnalazioni telefoniche;
- applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro secondo le disposizioni del D.lgs. 81/2008;
- gestione di eventuali procedimenti di natura disciplinare;
- archiviazione e conservazione dei dati inerenti la carriera universitaria;
- elezioni dei rappresentanti degli studenti e per l’eventuale svolgimento dei compiti inerenti la carica elettiva ricoperta dall’interessato negli organi di governo dell’Ateneo;
- statistiche e ricerca storica e scientifica, su dati aggregati o resi anonimi per non consentire l’identificazione dell’utente;
Quali sono i dati richiesti e come saranno trattati?
I dati necessari al trattamento sono tutti quelli richiesti in fase di immatricolazione o iscrizione, per raggiungere le finalità su esposte, quali ad esempio i dati anagrafici, di contatto, l’email personale per il recupero della password dei servizi d’Ateneo, l’IBAN per velocizzare l’accredito p.e. in caso di rimborso, dati inerenti i titoli di studio per l’accesso ai corsi o particolari conoscenze linguistiche, sia per il riconoscimento di crediti sia per le richieste di mobilità internazionale. La fotografia viene richiesta per il completamento della domanda di immatricolazione, ai sensi di legge, e potrà essere utilizzata per l’accertamento della sua identità o il suo riconoscimento in qualità di studente ovunque si renda necessario in ambito universitario (ad esempio per l’accesso ai vari servizi di Ateneo quali il servizio bibliotecario o per il riconoscimento ai fini del sostenimento di una prova d’esame). Le fotografie richieste non verranno sottoposte a trattamenti automatici di riconoscimento facciale.
Essi saranno trattati in modalità analogica e digitale, da personale autorizzato dal titolare al loro trattamento e in maniera da garantirne un’adeguata protezione da trattamenti non autorizzati o non inerenti le finalità di raccolta.
Il mancato conferimento dei dati, essendo necessari per le finalità esposte, non consentirà l’instaurazione del suo rapporto in qualità di studente con l’Ateneo.
Per applicare delle riduzioni sugli importi delle tasse, secondo quanto indicato nel Regolamento in materia di contribuzione studentesca, l’Ateneo potrà acquisire, direttamente dalla banca dati dell’INPS e previa sua autorizzazione espressa in relazione al singolo anno accademico: l’ISEEU, la composizione del Suo nucleo familiare, nonché tutte le informazioni da lei fornite nella DSU, sempre nei limiti della pertinenza e non eccedenza rispetto tale finalità, in applicazione del D.P.C.M. 5 dicembre 2013, n.159.
Nei casi previsti dal Regolamento in materia di contribuzione studentesca, verrà effettuata una profilazione basata sui suoi dati, presenti negli archivi informatici dell’Ateneo, secondo le logiche riportate nel citato Regolamento, ai soli fini dell’applicazione di eventuali agevolazioni economiche ai contribuiti universitari da lei dovuti. Sull’esito di tale profilazione lei potrà intervenire, secondo quanto riportato nello stesso Regolamento.
In situazioni specifiche, nell’ambito della gestione della carriera universitaria, potranno essere raccolte e trattate, su sua istanza, particolari categorie di dati inerenti:
- l’origine razziale e etnica (per cittadini extracomunitari e per lo status di rifugiato);
- l’orientamento religioso (studenti sacerdoti);
- dati giudiziari (agevolazioni tasse o misure di sicurezza per prove d’esame);
- stato di salute (presenza di disabilità, stato di gravidanza, etc.);
- vita sessuale (per eventuali rettificazioni di attribuzione di sesso).
Tali dati sono da lei conferiti volontariamente ed esclusivamente per consentire all’Ateneo l’esercizio delle sue funzioni pubbliche nel tutelare i suoi interessi, nell’erogazione dei servizi o agevolazioni che richiede all’interno del suo rapporto di iscritto ai corsi dell’Ateneo o per obblighi di legge cui è soggetta l’Università. Per tale motivo, pur essendo di natura particolare, ai sensi dell’art.9 par. 2 del GDPR non le viene richiesto il consenso al trattamento.
I dati raccolti potranno essere utilizzati incrociati con le banche dati dell’Ateneo, sia al fine di una corretta ricostruzione dei suoi percorsi universitari sia per la gestione di attività che richiedessero una corresponsione economica (ad esempio il part-time studenti) o qualsiasi attività svolta dall’Ateneo in suo favore.
Nell’ambito dell’utilizzo dei servizi digitali verranno a lei associate una user-id identificativa con una password da lei liberamente scelta: questi dati rientrano nel novero dei dati personali che verranno utilizzati esclusivamente per le finalità inizialmente indicate, descritte anche nei Regolamenti dell’Ateneo e nei servizi pubblicati alle pagine https://www.unipg.it/studenti e https://www.unipg.it/servizi-on-line.
La APP ufficiale di UniPg “MyUnipg” è tra i servizi offerti dall’Ateneo: le raccomandiamo di utilizzare ESCLUSIVAMENTE tale servizio per l’accesso ai suoi dati di carriera universitaria e ai servizi di segreteria studente, così da potersi assicurare che i suoi dati siano trattati esclusivamente per le finalità istituzionali connesse alla sua iscrizione e nel rispetto dei suoi diritti.
<strong">ATTENZIONE: Tuteli i Suoi dati personali utilizzando le credenziali di Ateneo solo nell’ambito dei servizi direttamente erogati da Unipg. Altre app sono rese disponibili da parte di privati negli Store on line, anche con scopi commerciali. L’Università non ha possibilità di esercitare alcun controllo su tali servizi né sulle policy di gestione dei Suoi dati qualora, in fase di installazione della app, lei presti il suo consenso al trattamento e fornisca ad esse le sue credenziali uniche d’Ateneo.
I dati potranno essere comunicati, diffusi o trasferiti ad altri destinatari?
I dati verranno trattati dai docenti del percorso di studio prescelto, dai dipendenti universitari e collaboratori assegnati ai competenti uffici dell’Università degli Studi di Perugia che, nella loro qualità di operatori e/o amministratori di sistema e/o incaricati del trattamento, saranno a tal fine adeguatamente istruiti dal titolare.
L’Università può comunicare i dati personali di cui è titolare anche ad altre amministrazioni pubbliche, sia per trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza sia, in presenza dei relativi presupposti, perché la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni comunitarie, norme di legge o regolamento (p.e MIUR, Agenzia per il diritto allo studio, Agenzia delle entrate, etc.). I dati potranno essere comunicati ad enti di assicurazioni per eventuali pratiche infortuni o trattati da società che erogano servizi per l’Ateneo e che siano state individuate come Responsabili del trattamento esterno dei dati, oppure ad autorità di polizia o giudiziarie su loro motivata richiesta.
Sempre per lo svolgimento dei compiti istituzionali di pubblico interesse dell’Università, quest’ultima potrà comunicare i dati personali raccolti ad altri soggetti pubblici che gestiscono l’erogazione di contributi di ricerca e/o borse di studio o che promuovono studi e ricerche, progetti per lo sviluppo universitario, servizi per il diritto allo studio. Possono essere comunicati anche per finalità di riscontro delle autocertificazioni da lei presentate.
Per i percorsi di studio che prevedono l’accesso alle strutture sanitarie e ospedaliere i dati saranno comunicati alla competente Azienda Sanitaria.
La gestione e la conservazione dei dati personali raccolti dall’Università degli Studi di Perugia avviene all’interno dell’Università, mediante servizi affidati in outsourcing a CINECA, con server presenti sul territorio italiano, oppure a fornitori esterni ai quali l’Ateneo può fare ricorso per l’erogazione di servizi con finalità specifiche (p.e. posta elettronica, stampa della pergamena di laurea in qualità), operanti in qualità di Responsabili esterni del trattamento dei dati, previo accertamento del rispetto delle garanzie previste all’art.28 del GDPR.
I dati raccolti, per il perseguimento di taluna delle finalità istituzionali di cui sopra (es: tirocini o job placement presso Enti/aziende extra Ue), potrebbero richiedere il trasferimento verso un Paese terzo, ossia con sede al di fuori dell’Unione Europea. Il Titolare assicura fin d’ora che tale trasferimento extra UE avverrà nel rispetto delle condizioni previste al capo V del GDPR.
I dati non saranno diffusi in assenza di una norma di legge o comunque regolamentata da una base contrattuale o suo consenso.
Per quanto tempo i dati saranno conservati?
I dati personali inerenti la carriera universitaria dello studente saranno conservati illimitatamente in base agli obblighi di archiviazione imposti dalla normativa vigente. I dati raccolti per l’utilizzo dei servizi e per le comunicazioni saranno conservati per il tempo stabilito dalla normativa vigente o dai Regolamenti di Ateneo o relativi allo scopo da raggiungere.
I dati relativi ad eventuali procedimenti disciplinari a suo carico saranno conservati illimitatamente relativamente al provvedimento finale definitivo e per 5 anni in caso di revoca o annullamento del provvedimento finale.
Come posso conoscere i trattamenti effettuati sui miei dati e quali diritti posso esercitare?
Lei ha diritto di richiedere:
- l'accesso ai propri dati personali ed a tutte le informazioni di cui all'art.15 del GDPR;
- la rettifica dei propri dati personali inesatti e l'integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall'Università e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente dell'ateneo per continuare il trattamento;
- la limitazione del trattamento nelle ipotesi di cui all'art.18 del GDPR.
Lei ha altresì il diritto:
- di opporsi o chiedere la limitazione al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto con riguardo alla necessità ed obbligatorietà del trattamento dei dati per poter fruire dei servizi offerti;
- di revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Potrà esercitare tutti i diritti di cui sopra secondo le modalità descritte all’indirizzo https://www.unipg.it/ateneo/protezione-dati-personali/diritti-degli-interessati: prima della risposta l’ufficio provvederà ad accertarsi della sua identità.
Lei ha diritto anche di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ai sensi dell’art.77 del GDPR, secondo le modalità riportate all’indirizzo: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524
La presente Informativa potrebbe subire variazioni, riconoscibili da un diverso numero di versione e data del documento, posti all’inizio della stessa. Si consiglia, quindi, di verificare regolarmente questa Informativa sul sito web https://www.unipg.it/ateneo/protezione-dati-personali/informative. In caso di variazioni significative del contenuto, le verrà inviata all’account di posta elettronica istituzionale, in ottemperanza alle disposizioni derivanti dal Regolamento UE 679/2016.
Differenza di versione del documento con il precedente v. 1.2 del 4/2020: sono state evidenziate le potenziali ulteriori finalità del trattamento che possono essere introdotte da regolamenti di ateneo, norme di legge,…e che i trasferimenti extr UE potranno essere svolti con riguardo a tutte le condizioni del Capo V GDPR, non solo art.45 e 46. E’ stata inserita una misura di tutela delle credenziali di ateneo.
Differenza di versione del documento con il precedente (v. 1.1 10/2019): sono state descritte più ampiamente le finalità di utilizzo della fotografia richiesta in fase di immatricolazione. Questo a seguito di una modifica del sistema dei Servizi on line per gli studenti (SOL) che consente di accedere alla fotografia dello studente per un più ampio numero di casistiche
Versione 1.3 05/2020